Un travailleur étranger qui remplit les conditions d’une prestation unique d’assurance sociale au Vietnam peut autoriser une autre personne à gérer la procédure. Selon la formulation, le représentant peut préparer et soumettre le dossier, recevoir la décision et percevoir le paiement.
L’essentiel est d’utiliser une autorisation écrite valide avec un champ d’application précis. Pour une explication plus détaillée des taux de cotisation, de la couverture et des règles de retrait, lisez le guide d’Easytiger détaillé sur l’assurance sociale du Vietnam (BHXH) en 2026.
Mise à jour importante 2026 : Form 13-HSB a été abrogé par la Décision 313/QĐ-BHXH. Certains articles plus anciens et pages administratives l’affichent encore. Selon les directives actuelles, utilisez une autorisation écrite conforme aux règles civiles et de certification vietnamiennes plutôt que de vous appuyer sur l’ancien formulaire.
Qui peut réclamer une prestation BHXH unique ?
En vertu de l’article 70 de la 2024 Loi sur l'assurance sociale, un employé étranger doit d’abord cesser de participer à l’assurance sociale obligatoire et demander la prestation. L’employé doit également se situer dans au moins l’un de ces cas :
- Ils ont atteint l’âge de la retraite mais ont cotisé pendant moins de 15 ans.
- Ils sont atteints de cancer, de paralysie, de cirrhose décompensée, de tuberculose sévère ou du SIDA.
- Leur capacité de travail a été réduite d’au moins 81 %, ou ils présentent une invalidité extrêmement sévère.
- Ils sont éligibles à une pension mais ne résideront plus au Vietnam.
- Leur contrat de travail a pris fin, ou leur permis de travail, certificat d’exercice ou licence d’exercice a expiré et n’a pas été renouvelé.
Pour de nombreux salariés étrangers quittant le Vietnam, le dernier cas est le plus pertinent. Une fois la relation d’emploi ou le permis applicable terminé, la participation obligatoire a cessé et la condition légale est remplie, le travailleur peut déposer sa demande sans attendre 12 mois. L’office compétent de l’assurance sociale prendra la décision finale d’éligibilité.
Documents à préparer
Préparez un dossier complet avec :
- Le livret d’assurance sociale original, avec l’historique des cotisations entièrement confirmé. Demandez à l’ancien employeur de finaliser la résiliation et le processus de finalisation du livret avant le dépôt.
- La demande originale de prestation d’assurance sociale ponctuelle, formulaire 14-HSB. Utilisez le formulaire actuel délivré selon la dernière procédure de l’Assurance sociale du Vietnam.
- Une autorisation écrite certifiée. Elle doit être conforme au droit civil vietnamien et préciser exactement ce que le représentant est autorisé à faire.
- Documents d’identité pour les deux parties. Préparez le passeport du travailleur étranger ou tout autre document d’identité accepté ainsi que la pièce d’identité avec photo valide du représentant. Le représentant doit présenter l’identification originale lors du dépôt ou de la réception du paiement.
- Dossiers médicaux spécifiques au cas, mais uniquement lorsque la demande repose sur une maladie grave, une réduction de la capacité de travail de 81 % ou plus, ou une invalidité extrêmement sévère.
- Traductions vietnamiennes et documents d’authentification, lorsqu’un document a été délivré à l’étranger ou n’est pas rédigé en vietnamien.
Le dossier standard de travailleur étranger identifié par l’Assurance sociale du Vietnam comprend le livret d’assurance sociale, le formulaire 14-HSB et toute preuve médicale requise. Conservez le document de résiliation du contrat, le permis de travail expiré et la preuve de non‑renouvellement à disposition au cas où l’autorité ne pourrait pas vérifier le motif d’éligibilité via ses bases de données.
Ce que l’autorisation doit couvrir
Évitez une phrase générale telle que « gérer mon assurance sociale ». Listez chaque action autorisée. Si le représentant gère la totalité de la demande, l’autorisation doit couvrir :
- Préparer et compléter le formulaire 14-HSB ainsi que les documents justificatifs.
- Déposer le dossier et fournir des éclaircissements ou des documents supplémentaires.
- Communiquer avec l’office compétent de l’Assurance sociale du Vietnam.
- Recevoir la décision d’approbation, le relevé de cotisations et les autres résultats.
- Réception de la prestation unique et signature du reçu de paiement.
Inclure les noms complets des parties, leurs dates de naissance, nationalités, numéros de passeport ou d'identité, adresses et coordonnées. Inclure également le numéro de sécurité sociale du travailleur, la date d’autorisation et sa date d’expiration.
Lorsque l’autorisation comprend la réception d’une prestation de sécurité sociale, elle ne peut être valable plus de 12 mois à compter de la date de sa rédaction et doit être certifiée conformément à la loi. Le représentant ne doit pas signer le Formulaire 14-HSB au nom du travailleur, sauf si l’autorisation le permet expressément et que le bureau destinataire accepte cet arrangement.
Si le travailleur signe l’autorisation hors du Vietnam
Le travailleur peut compléter l’autorisation à l’étranger. Utilisez l’une des voies acceptées par le droit vietnamien :
- Faites‑la certifier par une mission diplomatique ou un bureau consulaire vietnamien ; ou
- Faites‑la légalement notariser ou authentifier dans le pays étranger, puis effectuez la légalisation consulaire, sauf si un traité applicable ou un accord de réciprocité prévoit une exemption.
Si le document n’est pas rédigé en vietnamien, préparez une traduction vietnamienne avec la certification requise. Étant donné que les formalités varient selon le pays, confirmez le format proposé avec le bureau de sécurité sociale destinataire avant de signer et d’envoyer l’original au Vietnam.
Étape 1 : Confirmer l’éligibilité et finaliser le relevé de cotisation
Demandez à l’ancien employeur de signaler la fin de la participation et de confirmer l’historique complet des cotisations. Comparez le relevé avec VssID ou d’autres relevés disponibles et résolvez les mois manquants avant de soumettre la demande.
Étape 2 : Compléter le Formulaire 14-HSB et l’autorisation
Assurez‑vous que les noms, numéros de passeport et le numéro de sécurité sociale sont cohérents sur tous les documents. Sélectionnez le mode de paiement prévu et confirmez les coordonnées du compte ou de la collecte auprès du bureau destinataire.
Étape 3 : Soumettre le dossier
La Sécurité sociale du Vietnam indique trois canaux de soumission :
- Directement auprès du bureau compétent de sécurité sociale au niveau provincial ou de district.
- Par le service postal public.
- En ligne via le Portail de service public de la Sécurité sociale du Vietnam.
Pour un travailleur déjà à l’étranger, déposer directement ou par courrier via le représentant autorisé est souvent l’option la plus pratique, car l’autorité peut devoir examiner l’autorisation originale ainsi que les documents d’identité. Confirmez quel bureau doit recevoir le dossier avant d’envoyer les originaux.
Étape 4 : Conserver les preuves et suivre la demande
Conservez le reçu de dépôt, le numéro de suivi postal ou la confirmation électronique. Si le bureau demande des précisions ou des documents de remplacement, répondez rapidement, car la période officielle de traitement commence lorsque l’autorité dispose d’un dossier complet et valide.
Étape 5 : Recevoir la décision et le paiement
Le délai de traitement maximal est Cinq jours ouvrables à compter de la date à laquelle l'organisme compétent de l'assurance sociale reçoit un dossier complet. Il y a Pas de frais administratifs. Si la demande est refusée, l'autorité doit fournir une réponse écrite indiquant le motif.
Le résultat comprend la décision relative à la prestation ponctuelle, l'historique des cotisations confirmé et le paiement. Si le représentant doit percevoir l'argent, ce pouvoir doit être expressément inclus dans l'autorisation. Ne supposez pas que le paiement puisse être transféré vers un compte bancaire étranger ou le compte du représentant sans confirmation préalable.
Liste de contrôle finale avant le dépôt
- La participation obligatoire du travailleur à l'assurance sociale a pris fin.
- Au moins une condition d'éligibilité légale s'applique.
- L'historique des cotisations est complet et confirmé.
- Le formulaire 14-HSB actuel est complet et signé correctement.
- L'autorisation répertorie chaque action requise.
- L'autorisation est certifiée et reste dans la limite de 12 mois.
- Les documents étrangers ont été légalisés là où c'est requis.
- Les documents non vietnamiens ont des traductions vietnamiennes certifiées.
- Les informations d'identité correspondent entre le passeport, le dossier d'assurance sociale, la demande et l'autorisation.
- Le représentant possède une pièce d'identité originale ainsi que les documents de dépôt.
- Le bureau de dépôt et le mode de paiement ont été confirmés à l'avance.
- Des copies du dossier complet, du reçu, de la décision et du registre de paiement seront conservées.
Notes pratiques
- Une prestation ponctuelle BHXH est une prestation légale, et non un remboursement de chaque cotisation versée par le travailleur et l'employeur.
- N'utilisez pas l'ancien formulaire 13-HSB simplement parce qu'il apparaît encore sur une page Web héritée. La décision 313/QĐ-BHXH a abrogé ce formulaire, tandis que le droit légal d'autoriser une autre personne demeure.
- Une période de traitement de cinq jours ouvrables s'applique uniquement après l'acceptation d'un dossier complet. La légalisation, la traduction, les corrections de dossiers, la livraison postale et le traitement des paiements peuvent allonger le délai.
- Une fois qu'une période de cotisation est utilisée pour calculer une prestation ponctuelle, elle ne peut plus être réutilisée ultérieurement pour calculer une autre prestation d'assurance sociale.
